ScanSearch Online ontsluit uw archief

Pieter Daveloose - UX/UI Designer Pieter Daveloose

Op 9 juni is het Internationale Archiefdag, een dag waarop de archieven in de kijker worden gezet. Archivarissen, informatiebeheerders en datamanagers dragen allemaal bij aan het duurzaam bewaren en toegankelijk houden van informatie en kennis. Op die manier zijn archieven van grote waarde voor onze hedendaagse kennismaatschappij. De coronacrisis heeft bovendien aangetoond hoe belangrijk het is dat informatie digitaal beschikbaar is. Voor veel organisaties was het een ‘wake-up call’ om hun digitale werking te versterken en onder andere digitale archieven hoog op de agenda te zetten. Ons zusterbedrijf Uitgeverij Vanden Broele kan hen hierbij helpen met ScanSearch Online®.

Tijdswinst voor besturen + tevreden burgers = win-win!

ScanSearch Online® is dé oplossing voor openbare besturen die komaf willen maken met het veelvuldig opzoeken, kopiëren en doorbladeren van hun fysieke archieven. Dit neemt niet alleen veel ruimte in beslag maar het vergt ook veel tijd van de medewerkers. “Lokale overheden moeten voldoen aan heel wat archiveringsverplichtingen, zoals de openbaarheid van de Registers van de Burgerlijke Stand, beter bekend als DABS. Vanden Broele digitaliseert en archiveert al hun papieren documenten en dossiers en plaats ze online in ScanSearch Online. Zo beschikken besturen over een eenvoudig en overzichtelijk digitaal archief en wordt tijdrovend opzoekingswerk tot een minimum herleid,” legt Bruno Van der Elst, account manager bij Uitgeverij Vanden Broele, uit.

“Wij zorgen voor een perfecte integratie van alle gescande gegevens in het digitale netwerk van onze klanten, opgebouwd aan de hand van verschillende modules. Onze collega’s van Novado hebben de software ontwikkeld waarop het systeem gebaseerd is. ScanSearch Online is de tool die geconfigureerd wordt op maat van de organisatie. Wil je met vrijwilligers aan de slag om extra data aan de gescande stukken toe te voegen? Dat is allemaal mogelijk.”

ScanSearch Online en het digitaliseren van archieven heeft heel wat voordelen voor openbare besturen:

  • Digitalisering van informatie van a tot z
  • Overzichtelijk beheer en ontsluiting van de gearchiveerde informatie
  • Vereenvoudiging van tijdrovende opzoektaken en processen, wat zorgt voor tijdswinst bij het personeel
  • Burgers kunnen snel en eenvoudig informatie opzoeken en ervaren hierdoor een betere service, en dit 24/7.
  • Naadloze integratie van gearchiveerde documenten in het eigen digitale netwerk

Waarin onderscheidt Novado zich in dit project?

Zoals altijd slaat Novado de brug tussen de technologische mogelijkheden en de betrokken mensen. In dit geval de medewerkers van een lokaal bestuur en de geïnteresseerde burger die op zoek is naar informatie.

Daarnaast bijten we ons hier graag in vast omdat:

  • grote hoeveelheden data ook slim doorzocht moeten worden
  • een correct gebruik van standaarden (specifiek voor de openbare sector) cruciaal is
  • digitale archieven duurzaam moeten zijn op vlak van inzet van specifieke formaten
  • koppelingen met authentieke bronnen een meerwaarde kunnen zijn

Kortom, ook via deze weg kunnen we samen met Uitgeverij Vanden Broele werken aan een innovatieve overheid.

Wilt u als openbaar bestuur zelf ervaren hoe een oplossing als ScanSearch Online uw werking vereenvoudigt en de burgers tevreden kan stellen? Laat het weten aan onze collega’s van Uitgeverij Vanden Broele, ze helpen u graag verder!