Met Subsidiemanager vinden en beheren lokale overheden vlot subsidies

Op het online platform Subsidiemanager kunnen steden en gemeentes voortaan vlot al hun subsidies opzoeken en beheren. Een geslaagde samenwerking tussen Team Novado, ons zusterbedrijf Uitgeverij Vanden Broele en IDEA Consult.

Complete en overzichtelijke oplossing voor steden en gemeentes

De website van Subsidiemanager biedt steden en gemeenten een helder overzicht op alle mogelijke subsidies. Ze kunnen er op een eenvoudige manier subsidies opzoeken en lopende subsidiedossiers opvolgen. Kortom, een vereenvoudiging van de administratieve rompslomp die anders vaak bij dergelijke dossiers komt kijken.

“Uitgeverij Vanden Broele beschikt over een fonds financiën binnen steden en gemeentes, FinConnect genaamd,” vertelt product owner Herman Vaneeckhout. “Binnen dit fonds hebben we al lang een uitgave over overheidssubsidies: een reeks boeken vol informatie, ingedeeld per provincie. Een lijvig naslagwerk, anno 2021 niet echt gebruiksvriendelijk… Bovendien was het moeilijk om dit up-to-date te houden. Het plan was dan ook om het stop te zetten. Toen ontstond het idee om het te digitaliseren en zo aan te passen aan de hedendaagse noden. Een digitale versie zou updates en makkelijk filteren mogelijk maken, er zouden bijlages en interactieve links kunnen voorzien worden, enzovoort. Kortom, een complete en overzichtelijke oplossing voor lokale overheden met betrekking tot hun subsidies.”

Om een gebruiksvriendelijke oplossing te bedenken en uit te tekenen, deed het team van Vanden Broele een rondvraag bij een twintigtal gemeentes. “Hieruit bleek dat het schoentje niet enkel wringt bij het vinden en aanvragen van subsidies. Er was ook nood aan een oplossing om subsidies op te volgen en rapporten te raadplegen. Veel financieel directeurs waren hier vroeger lang mee bezig en ze haalden vaak de deadline niet. In nauw overleg met de gemeentes kwamen we tot een concept waar alle partijen zich in konden vinden. Daarmee gingen we aankloppen bij de collega’s van Novado om er een functioneel en gebruiksvriendelijk technisch platform van te maken.”

Design en gebruikers staan centraal op gebruiksvriendelijk subsidieplatform

Business Analyst Ann en UX Designer Tijs deden heel wat voorbereidend denkwerk. Daarna kwam het project in handen van het development team: Kevin, Niels, Sander en Manolito. Project managers Frederiek en Olivier zorgden ervoor dat het subsidieplatform op tijd en binnen het voorgestelde budget werd opgeleverd.

Kevin vertelt hoe ze te werk gingen: “Eerst maakten we een inschatting van het werk. Daarna begonnen we eraan in sprints van 3 weken, zoals altijd bij onze projecten. Na elke fase was er een overleg met de mensen van de uitgeverij en enkele eindklanten. Alle partijen werden nauw betrokken om van Subsidiemanager een zeer gebruiksvriendelijke oplossing te maken.”

Het platform is live sinds september 2020. “Vandaag wordt het al gebruikt door 26 steden en gemeentes. Daar kunnen er uiteraard nog veel bij komen. De gebruikers zijn enthousiast. Ze vinden alle subsidies terug, op elk niveau. Ze moeten natuurlijk bereid zijn om zelf de werking in goede banen te leiden. Maar het levert hen heel wat gebruiksgemak en tijdswinst op. De meesten kunnen er vlot mee overweg. Anderen moeten het nog wat onder de knie krijgen maar dat is normaal bij een nieuwe oplossing. Binnen de Uitgeverij is een productcoördinator aangesteld die alle vragen beantwoordt en de nodige ondersteuning biedt. Zo vinden alle klanten vlot hun weg in Subsidiemanager,” aldus Kevin. “Wat ik zo boeiend vond aan dit project, is dat we volop nieuwe technologieën konden inzetten voor het bouwen van een moderne SPA (Single Page Application) zoals Vue.js, ASP.NET Core 3.1 en SignalR. Ook bestaande producten, bijvoorbeeld MyAccount, hebben we vlot kunnen integreren.”

“Voor mij was dit het eerste project dat ik begeleidde bij Vanden Broele dus het was sowieso boeiend. Door de wisselwerking met de mensen van Novado heb ik veel bijgeleerd over softwareprojecten. Ontwikkelen is en blijft voor mij iets magisch! Zeer sterk aan dit project is dat we gedacht hebben vanuit het design en de gebruikers, door veel af te toetsen met hen. Het is bovendien het eerste project dat volledig remote gebeurde door corona. Dat is toch ook een hele verwezenlijking!” besluit Herman.

Net voor het online gaan van dit artikel kregen we onderstaande spontane reactie van een gebruiker. Te mooi om niet te delen! (zonder filter/aanpassing):

“Subsidiemanager is een heel toegankelijke toepassing die visueel sterk in elkaar zit. Het is erg eenvoudig om subsidies te zoeken, dossiers op te starten en er de status van te zien. De toepassing verliest zich niet in details, waardoor het makkelijk is om met Subsidiemanager te werken.”
Gemeentebestuur

Ook op zoek naar een toepassing die de eindgebruiker centraal stelt? Waarin het proces jou als opdrachtgever ook volledig meeneemt? We tonen jou graag de werkende versie van Subsidiemanager. De code bij de woorden!